Wie Fundermax seine Audit-Prozesse mit Evocom digitalisiert und optimiert
Fundermax ist ein innovatives Unternehmen, das hochwertige Holzwerkstoffe und Compactlaminaten für individuelle Gestaltungslösungen anbietet. Als Teil der Constantia Industries Gruppe, einer international tätigen und diversifizierten Industriegruppe, steht Fundermax für Qualität, Nachhaltigkeit und Kundennähe.
Um diese hohen Standards zu erfüllen und weiter zu verbessern, führt Fundermax regelmäßig verschiedene Audit-Prozesse durch, die bisher mit Excel-Dateien organisiert wurden. Das war jedoch intransparent, aufwändig und nicht kollaborativ. Deshalb hat sich Fundermax für eine digitale Lösung mit Evocom entschieden.
Die Herausforderungen bei Audit-Prozessen
Audit-Prozesse sind wichtig, um die Einhaltung von Normen, Richtlinien und Anforderungen zu überprüfen und zu dokumentieren. Sie dienen auch dazu, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.
Fundermax führt verschiedene Arten von Audit-Prozessen durch, wie zum Beispiel Zertifizierungs-Audits, Management Reviews oder Qualitätsrundgänge. Bisher wurden diese Prozesse mit Excel-Dateien organisiert. Für jedes Audit gab es eine Excel-Datei, die die einzelnen Schritte, Feststellungen und Maßnahmen enthielt. Das hatte jedoch einige Nachteile:
- Es war schwer, den Überblick über alle Audit-Prozesse zu behalten und den aktuellen Status zu verfolgen.
- Es war zeitaufwändig, die Excel-Dateien zu erstellen, zu aktualisieren und zu verteilen.
- Es war nicht möglich, kollaborativ an den Audit-Prozessen zu arbeiten und die Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
- Es war schwierig, Auswertungen über alle Audit-Prozesse hinweg zu erstellen und Trends zu erkennen.
Fundermax suchte daher nach einer digitalen Lösung, die diese Herausforderungen lösen konnte.
Die Lösung mit Evocom
Evocom ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, alle Audit-Prozesse mit kollaborativen Workflows zu digitalisieren und zu optimieren. Mit Evocom kann Fundermax folgende Vorteile nutzen:
- Sämtliche Audit-Prozesse sind in einer zentralen Plattform abgebildet und können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden.
- Jeder Audit-Prozess besteht aus einzelnen Aufgaben, die den jeweiligen Schritten entsprechen, wie zum Beispiel Planung, Vorbereitung oder Durchführung eines Zertifizierungsaudits.
- Jede Aufgabe hat einen definierten Verantwortlichen, einen Fälligkeitstermin und einen Status. Feststellungen und Maßnahmen werden direkt bei der Durchführung erzeugt.
- Alle Beteiligten können über die Plattform miteinander kommunizieren und Informationen austauschen.
- Über Power BI können Auswertungen über alle Audit-Prozesse erstellt werden, um die Performance zu messen und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
Mit Evocom hat Fundermax eine einfache und effiziente Lösung gefunden, um seine Audit-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
Voriger
Nächster
Der Nutzen für Fundermax
Durch die Einführung von Evocom hat Fundermax folgende Nutzen erzielt:
- Transparenz über alle Audit-Prozesse hinweg. Jeder weiß, was zu tun ist und wie der Stand der Dinge ist.
- Zeitersparnis durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Reduzierung von manuellen Eingaben.
- Kollaboration durch die Vernetzung aller Beteiligten und die Möglichkeit des direkten Feedbacks.
- Lernen aus vergangenen Feststellungen. Das System kann künftig auch noch Fragestellungen ableiten und Vorschläge machen.
“Mit Evocom haben wir ein sehr einfach zu bedienendes Workflow-Tool erhalten. Mit nur 12 Stunden Workshop, verteilt über 3 Wochen, kann ich nun alle unsere Workflows eigenständig digitalisieren und optimieren – ohne die ohnehin schon knappen Ressourcen unserer IT zu belasten.” sagt Marlen Streicher, Quality Engineer bei Fundermax. Sie ist begeistert von der Flexibilität und Anpassbarkeit von Evocom. “Ich kann jederzeit neue Workflows erstellen oder bestehende ändern, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Das gibt mir die Möglichkeit, schnell auf neue Anforderungen oder Änderungen zu reagieren.”
Fundermax ist mit Evocom einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und Optimierung seiner Audit-Prozesse gegangen. Das Unternehmen profitiert von mehr Transparenz, Effizienz und Kollaboration. Und es ist bereit für die Zukunft, denn Evocom bietet auch die Möglichkeit, künstliche Intelligenz auf Basis von ChatGPT zu nutzen, um noch mehr aus den Daten zu lernen und bessere Entscheidungen zu treffen. Man darf gespannt sein, was die Zukunft mit KI noch für Möglichkeiten bringen wird.
Mit nur 12 Stunden Coaching, habe ich eigenständig unsere Audit-Prozesse digitalisiert. So profitieren wir alle von Transparenz und Effizienz in den Abläufen. Unsere Audits stiften so einen echten Mehrwert.”
Marlen Streicher, Quality Engineer, Fundermax.