{"id":20994,"date":"2022-11-25T16:02:16","date_gmt":"2022-11-25T16:02:16","guid":{"rendered":"https:\/\/evocom.net\/docs\/"},"modified":"2022-11-25T16:10:31","modified_gmt":"2022-11-25T16:10:31","slug":"docs","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/evocom.net\/de\/docs\/","title":{"rendered":"Dokumentation"},"content":{"rendered":"\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Inhaltsverzeichnis<\/h2>\n \n

1 Funktionen und Features<\/h4>\n

1.1 Verwaltung<\/h4>\n

1.1.1 Stammdaten<\/h4>\n

1.1.1.1 Felder<\/h4>\n

1.1.1.1.1 Feldarten<\/h4>\n

1.1.1.2 Feldgruppen<\/h4>\n

1.1.1.3 Rollen<\/h4>\n

1.1.1.4 Prozesslandschaft<\/h4>\n

1.1.1.5 End2End Prozesse<\/h4>\n

1.1.1.6 L\u00e4nder<\/h4>\n

1.1.1.7 Standorte<\/h4>\n

1.1.1.8 Tags<\/h4>\n

1.1.2 Ver\u00e4nderungen<\/h4>\n

1.1.2.1 Alle Teams<\/h4>\n

1.1.2.2 Mitarbeiter in Prozesse<\/h4>\n

1.1.2.3 Mitarbeiter in Teams<\/h4>\n

1.1.3 Mandant<\/h4>\n

1.1.3.1 Einstellungen<\/h4>\n

1.1.3.2 Benutzer z\u00e4hlen<\/h4>\n

1.2 Teams<\/h4>\n

1.2.1 Teammitglied<\/h4>\n

1.2.2 Teamleiter<\/h4>\n

1.2.3 Teamtypen<\/h4>\n

1.2.4 Berechtigungen<\/h4>\n

1.3 Aufgabenmanagement<\/h4>\n

1.3.1 Aufgaben f\u00fcr mich<\/h4>\n

1.3.2 Aufgaben von mir<\/h4>\n

1.3.3 Alle Aufgaben<\/h4>\n

1.3.4 Beteiligte Aufgaben<\/h4>\n

1.3.5 Erledigte Aufgaben<\/h4>\n

1.3.6 Karten und Dashboard<\/h4>\n

1.3.7 Aufgaben neu erstellen und bearbeiten<\/h4>\n

1.3.7.1 Neue Aufgabe<\/h4>\n

1.3.7.2 Neue Anfrage<\/h4>\n

1.3.7.3 Neue Genehmigung<\/h4>\n

1.3.8 Aufgaben\/Genehmigung\/Umfragen aus Prozessen<\/h4>\n

1.3.9 Unterhaltung, Dateien und Checkliste<\/h4>\n

1.3.9.1 Unterhaltung<\/h4>\n

1.3.9.2 Dateien<\/h4>\n

1.3.9.3 Checkliste<\/h4>\n

1.3.10 Filter<\/h4>\n

1.3.10.1 F\u00e4lligkeit<\/h4>\n

1.3.10.2 Art<\/h4>\n

1.3.10.3 Status<\/h4>\n

1.3.10.4 Zugewiesen an<\/h4>\n

1.3.10.5 Zugewiesen von<\/h4>\n

1.3.10.6 Teams<\/h4>\n

1.3.10.7 Prozesse<\/h4>\n

1.3.11 Gruppieren<\/h4>\n

1.3.11.1 F\u00e4lligkeitsdatum<\/h4>\n

1.3.11.2 Status<\/h4>\n

1.3.11.3 Zugewiesen an<\/h4>\n

1.4 Projekte<\/h4>\n

1.4.1 Agiles Projekt<\/h4>\n

1.4.1.1 Neue Sprints, Backlogs und Aufgaben anlegen<\/h4>\n

1.4.1.2 Bearbeiten<\/h4>\n

1.4.1.3 Dashboard<\/h4>\n

1.4.1.4 Filtern und Gruppieren<\/h4>\n

1.4.2 Navigation der Untermen\u00fcpunkte der Projekte<\/h4>\n

1.4.3 Berechtigungen<\/h4>\n

1.5 Prozesse<\/h4>\n

1.5.1 Prozesslisten<\/h4>\n

1.5.1.1 Meine Prozesse<\/h4>\n

1.5.1.2 Beteiligte Prozesse<\/h4>\n

1.5.1.3 Alle Prozesse<\/h4>\n

1.5.1.4 Abgeschlossene Prozesse<\/h4>\n

1.5.2 Dashboard<\/h4>\n

1.5.2.1 Prozessinstanzen<\/h4>\n

1.5.2.2 Prozess-Abweichung (%)<\/h4>\n

1.5.3 Prozess neu starten<\/h4>\n

1.6 Prozessvorlagen<\/h4>\n

1.6.1 Prozesslandschaft<\/h4>\n

1.6.2 End2End-Prozesse<\/h4>\n

1.6.3 Nach Team<\/h4>\n

1.6.4 Prozessvorlage neu erstellen<\/h4>\n

1.6.4.1 Schritte<\/h4>\n

1.6.4.1.1 Aufgabe mit Daten<\/h4>\n

1.6.4.1.2 Genehmigung<\/h4>\n

1.6.4.1.3 Umfrage<\/h4>\n

1.6.4.1.4 Integration<\/h4>\n

1.6.4.2 Prozessvorlage speichern<\/h4>\n \n\n
\n\n \n

1. Funktionen und Features<\/h4>\n

1.1 Verwaltung<\/h4>\nIn der Verwaltung k\u00f6nnen Administratoren verschiedene Einstellungen vornehmen, Stammdaten bearbeiten und Mitarbeiter und Teams verwalten. Im Folgenden werden alle einzelnen Funktionen aufgelistet und beschrieben.\n

1.1.1 Stammdaten<\/h4>\n

1.1.1.1 Felder<\/h4>\nFelder sind schnell und einfach erstellt. Prozesse ben\u00f6tigen diese Felder, damit Ihre Mitarbeiter gezielt Informationen eingeben und durch den Prozess leiten k\u00f6nnen. Es gibt einige Feldarten, die Sie f\u00fcr Ihre Prozesse verwenden k\u00f6nnen.\n\nDes Weiteren k\u00f6nnen Felder sowohl in der Verwaltung als auch direkt in den Prozessen erstellt werden. Sind Felder schon erfasst, k\u00f6nnen Sie diese in jedem Prozess verwenden.\n

1.1.1.1.1 Feldarten<\/h4>\n

Kurztext<\/h5>\nEin Kurztextfeld wird verwendet, wenn Sie die Zeichenanzahl auf ein Maximum begrenzen m\u00f6chten. Hierzu w\u00e4hlen Sie \u201eNeues Feld erstellen\u201c und den Feldtyp \u201eKurztext\u201c. Daraufhin legen Sie den Feldnamen fest und f\u00fcgen eine aussagekr\u00e4ftige Beschreibung hinzu. Jetzt nur noch \u201eSpeichern\u201c und Sie k\u00f6nnen das Feld in jedem Prozess verwenden.\n
Langtext<\/h5>\nDas Langtextfeld kennt keine Begrenzung der Zeichenanzahl. Ansonsten ist die Erstellung identisch mit der des Kurztextfeldes.\n\nEine weitere Option ist das Anh\u00e4ngen von Texten in einem Langtextfeld. So k\u00f6nnen Sie \u00fcber mehrere Aufgaben hinweg ein Langtextfeld definieren. Bei Ausf\u00fcllen dieses Feldes in den verschiedenen Aufgaben werden die Texte untereinander angeh\u00e4ngt.\n
Zahl<\/h5>\nDen Feldtyp \u201eZahl\u201c verwenden Sie, um im Prozess Zahlen einzufordern. Beispiele w\u00e4ren ein Feld \u201eUmsatz\u201c oder \u201eUrlaubstage\u201c. Bei Anlage dieses Feldes k\u00f6nnen Sie zus\u00e4tzlich die Nachkommastellen festlegen.\n
Datum<\/h5>\nDas Datumsfeld erm\u00f6glicht es, aus einem Kalender ein Datum festzulegen. Hierbei k\u00f6nnen Sie bei Felderstellung eine Uhrzeit einschlie\u00dfen, wenn dies f\u00fcr die jeweilige Verwendung erforderlich ist.\n
Auswahl<\/h5>\nDen Feldtypen \u201eAuswahl\u201c gibt es in vier verschiedenen Variationen: \u201eAuswahl Einfach\u201c, \u201eAuswahl Einfach mit Option\u201c, \u201eAuswahl Mehrfach\u201c und \u201eAuswahl Mehrfach mit Option\u201c. Die Auswahlm\u00f6glichkeiten definieren Sie im zugeh\u00f6rigen Feld und f\u00fcgen diese hinzu.\n\n\u201eAuswahl Einfach\u201c bezweckt, dass der f\u00fcr die Prozess-Aufgabe zust\u00e4ndige Mitarbeiter nur eine Auswahl treffen kann. Erstellen Sie dieses Feld mit Option, k\u00f6nnte der Mitarbeiter eine zus\u00e4tzliche Auswahl direkt in der Aufgabe definieren. Die Mehrfach-Auswahl funktioniert identisch, bis auf die M\u00f6glichkeit mehrere Auswahlen zu treffen.\n
Person<\/h5>\nDas Personenfeld erfordert lediglich einen Namen und eine Beschreibung, ist jedoch f\u00fcr einen dynamischen Verlauf von Prozessen enorm wichtig. F\u00fcgen Sie ein Personenfeld einem Prozess-Schritt hinzu, k\u00f6nnen Sie dieses in den folgenden Schritten als Zuweisung in \u201ePerson\/Team\u201c verwenden. Somit k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter dynamisch in laufenden Prozessen festlegen, wer welche Aufgabe bekommen soll.\n\nDer Prozess-Initiator (Person, die den Prozess startet) ist standardm\u00e4\u00dfig verf\u00fcgbar. Geben Sie Prozessinitiator in ein Personenfeld ein, wird dieser automatisch hinzugef\u00fcgt.\n
Bewertung<\/h5>\nDer Feldtyp \u201eBewertung\u201c erm\u00f6glicht Ihren Mitarbeitern einen bestimmten Sachverhalt in Form von ausw\u00e4hlbaren Sternen einzusch\u00e4tzen. Die Anzahl der zu vergebenden Sternen definieren Sie direkt bei Erstellung dieses Feldtyps.\n
Hyperlink<\/h5>\nMit dem \u201eHyperlink\u201c k\u00f6nnen Sie diverse Links in einen Prozess miteinflie\u00dfen lassen. Hierf\u00fcr legen Sie lediglich einen Feldnamen fest. Im laufenden Prozess k\u00f6nnen die zust\u00e4ndigen Personen in diesem Feld einen Link hinterlegen und im gesamten Prozess verwenden.\n
Dokument<\/h5>\nDas Feld \u201eDokument\u201c nutzen Sie, um Dokumente in einem Prozess hochzuladen, im Prozess mitzuf\u00fchren, zu bearbeiten und herunterzuladen. Sie definieren den Namen dieses Feldes und f\u00fcgen eine Beschreibung hinzu.\n
Externe Daten<\/h5>\nDie Verbindung zu externen Daten m\u00fcssen vorher von Ihrer IT hergestellt werden. Ist dies erfolgt, k\u00f6nnen Sie Daten in diesem Feldtypen abrufen. Ein Beispiel w\u00e4re ein externes Datenfeld, dass bei Eingabe der W\u00e4hrungen EUR, USD und einem Zahlenwert, Wechselrate und Zielw\u00e4hrungsbetrag zur\u00fcckgibt.\n\nHinweis:<\/strong> Neben dem Feldtyp \u201eexterne Daten\u201c k\u00f6nnen Sie solche externen Services auch als Integration einen Prozess einf\u00fcgen.\n
Nachschlagen<\/h5>\nMit dem neuen Feldtyp \u201eNachschlagen\u201c k\u00f6nnen Sie Inhalte aus Feldern eines Prozesses in einen anderen Prozess integrieren. Sie w\u00e4hlen erst die Prozessvorlage aus, auf dessen gestartete Prozesse sich das Feld \u201eNachschlagen\u201c beziehen soll. Als n\u00e4chstes entscheiden Sie, ob alle Prozesse oder nur die abgeschlossenen Prozesse ber\u00fccksichtigt werden. Bei \u201enur abgeschlossene Prozesse\u201c k\u00f6nnen Sie dann wiederum unterscheiden, ob die abgeschlossenen Prozesse erfolgreich durchlaufen werden m\u00fcssen oder auch auf durch Genehmigungen abgebrochene Prozesse nachgeschlagen werden kann. Der letzte Schritt ist die Auswahl der Felder, die das Feld \u201eNachschlagen\u201c liefern soll. Die Inhalte dieser Felder werden dann als Ergebnis angezeigt.\n\nBeispiel:\n\nProzessvorlage 2 soll auf Inhalte aus Prozessvorlage 1 nachschlagen. Sie erstellen das Feld \u201eNachschlagen\u201c und w\u00e4hlen Prozessvorlage 1 aus. Jetzt definieren Sie, auf welche Prozesse (alle\/nur abgeschlossene) aus Prozessvorlage 1 nachgeschlagen werden soll. Die danach definierten Felder mit Inhalten werden dann aus den Prozessen geholt.\n\nHaben Sie nun einen Prozess aus Prozessvorlage 2 gestartet und in einem Schritt ist das Feld \u201eNachschlagen\u201c definiert, tippen Sie den Namen des gesuchten Prozesses aus Prozessvorlage 1 ein, dessen Felder und Inhalte Sie ben\u00f6tigen. Die Suche des Prozesses funktioniert mit Autocomplete.\n
Standort<\/h5>\nMit diesem Feld k\u00f6nnen Sie den aktuellen Standort in einem Prozess ermitteln und in Bing Maps die Karte mit dem Standort zu \u00f6ffnen. Sie k\u00f6nnen auch selbst Koordinaten eines Standorts eingeben.\n

1.1.1.1.2 Sprachen<\/h4>\nIn den Dialogen zur Felderstellung und -Bearbeitung k\u00f6nnen Sie oben rechts die Inhalte der Felder \u00fcbersetzen. Klicken Sie auf das Symbol und w\u00e4hlen Sie die jeweilige Sprache aus. Es\u201c \u00f6ffnet sich ein gespiegelter Dialog, in dem Sie die einzelnen Inhalte \u00fcbersetzen k\u00f6nnen.\n

1.1.1.2 Feldgruppen<\/h4>\nLegen Sie eine neue Feldgruppe an, um Felder zusammenzufassen. Hierbei geben Sie der Feldgruppe einen Namen (bspw. Adresse) und eine Beschreibung. Daraufhin definieren Sie die Felder, die zu der Feldgruppe geh\u00f6ren. (bspw. Stra\u00dfe, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt) Diese Feldgruppe k\u00f6nnen Sie daraufhin im Prozessdesigner verwenden. In Folgeschritten k\u00f6nnen Sie einerseits einzelne Felder aus der Feldgruppe definieren oder die gesamte Feldgruppe. In den Aufgaben wird die Feldgruppe mit den Feldern gruppiert dargestellt.\n\nInnerhalb der einzelnen Feldgruppen k\u00f6nnen Sie Regeln definieren. Diese Definition erfolgt identisch zu der in Prozessschritten der Prozessvorlagen. Regeln auf Felder in einer Feldgruppe werden dazu genutzt, um Formularlogiken (im Startschritt oder einer Aufgabe) aufzubauen. Regeln in Prozessschritte (ob bei der Zuweisung einer Person oder auch auf Feldern) beziehen sich im Gegensatz dazu immer auf darauffolgende Schritte.\n\nBeispiel: Eine Feldgruppe \u201eReise\u201c mit den Ja\/Nein- Auswahlfeldern \u201eFlugzeug\u201c und \u201eBahn\u201c und den Feldern \u201eStart-\/Zielflughafen\u201c, \u201eAbflugsdatum\u201c, \u201eStart-\/Zielbahnhof\u201c und \u201eAbfahrtsdatum\u201c wird mit Regeln definiert und einem Startschritt einer Prozessvorlage hinzugef\u00fcgt. (hierbei ist die Regel jeweils bei den Feldern \u201eStart-\/Zielflughafen\u201c und \u201eAbflugsdatum\u201c wie folgt zu definieren: Feld = Flugzeug; Vergleichswert = ist gleich; Vergleichswert = Ja) Wird nun im Startformular \u201eFlugzeug\u201c mit \u201eJa\u201c ausgew\u00e4hlt, werden die zugeh\u00f6rigen Felder \u201eStart-\/Zielflughafen\u201c und \u201eAbflugsdatum\u201c direkt darunter hinzugef\u00fcgt und k\u00f6nnen vom Mitarbeiter aufgef\u00fcllt werden. Sie k\u00f6nnen Feldgruppen in jedem Schritt einer Prozessvorlage definieren. Hierbei werden Feldeinstellungen (optionales Feld oder Pflichtfeld) aus der Feldgruppe bezogen. In folgenden Schritten k\u00f6nnen diese Feldgruppen dann als schreibgesch\u00fctzt eingestellt werden.\n\nHinweis: In der Felddefinition in einem Prozessschritt werden nur die einzelnen Felder aus einer Feldgruppe aufgelistet, wenn die Feldgruppe in einem vorherigen Schritt schon definiert wurde. Um die gesamte Feldgruppe erneut in einem nachfolgenden Schritt zu definieren und damit die Regeln und Inhalte aller Felder in diesen Schritten mitzugeben, tippen Sie den Namen der Feldgruppe einfach in die Felddefinition und w\u00e4hlen die Feldgruppe dann aus.\n

1.1.1.3 Rollen<\/h4>\nDie Plattform bietet einige vordefinierte Standardrollen in Ihrem Mandanten. Wenn Sie neue Rollen hinzuf\u00fcgen m\u00f6chten, w\u00e4hlen Sie \u201eNeue Rolle erstellen\u201c. Hierzu brauchen Sie lediglich den Rollennamen.\n\nRollen abstrahieren die Zuordnung von Aufgaben \u2013 so k\u00f6nnen Aufgaben nicht nur Personen zugewiesen, sondern auch \u201eFunktionen\u201c mitgegeben werden. Vor allem in Genehmigungen und Umfragen sind diese sehr wichtig, da Sie so im Nachhinein wissen, wer in welcher Rolle was entschieden hat.\n\nBeispiel:<\/strong> Sie bekommen zwei Genehmigungsaufgaben und haben zwei verschiedene Funktionen, da Sie neben Ihrer Abteilung noch in einem Projektteam sind. Damit sofort ersichtlich ist, welchen Bezug beide Genehmigungen hatten, definieren Sie einfach 2 verschiedene Rollen.\n

1.1.1.4 Prozesslandschaft<\/h4>\nIn der Verwaltung der Prozesslandschaft f\u00fcgen Sie neue Rubriken hinzu, in welche Prozess-Ersteller Prozessvorlagen speichern k\u00f6nnen. Des Weiteren erleichtert Ihnen dies die Suche nach Vorlagen, da Sie bzgl. einer Abteilung\/Funktionalen Einheit alle zugeh\u00f6rigen Prozessvorlagen finden. Geben Sie der Rubrik einen Namen und eine Beschreibung, w\u00e4hlen die Kategorie aus und legen eine Sortierung fest.\n

1.1.1.5 End2End Prozesse<\/h4>\nUm eine neue Rubrik f\u00fcr die \u00dcbersicht der End2End-Prozesse zu erstellen, w\u00e4hlen Sie \u201eNeuen End2End Prozess erstellen\u201c aus, geben dieser einen Namen und eine Beschreibung und definieren die Sortierung, in der sich die Rubrik einordnen soll.\n

1.1.1.6 L\u00e4nder<\/h4>\nAlle L\u00e4nder sind vordefiniert.\n

1.1.1.7 Standorte<\/h4>\nUnter den Standorten erstellen Sie Ihre Unternehmensstandorte. Hierf\u00fcr m\u00fcssen Sie den Namen (Stadt), das K\u00fcrzel und das jeweilige Land angeben. Sind alle Standorte hinzugef\u00fcgt, k\u00f6nnen Sie Ihren Teams einen Standort zuweisen. So ist es auch m\u00f6glich automatisch Zeitzonen zu ber\u00fccksichtigen.\n

1.1.1.8 Tags<\/h4>\n<\/a><\/a>Sie haben die M\u00f6glichkeit \u201egruppierte\u201c und \u201eeinfache\u201c Tags zu erstellen.\n\n<\/a><\/a>\u201eEinfache\u201c Tags k\u00f6nnen entweder in der Verwaltung oder direkt in den verschiedenen Tagfeldern durch jedermann erstellt werden. Sie haben die Form: #Tag.\n\n<\/a><\/a>\u201eGruppierte\u201c Tags k\u00f6nnen Sie dagegen nur in der Verwaltung erstellen, um eine einheitliche Struktur zu erm\u00f6glichen. Sie haben die Form: #Haupttag.Untertag.\n\n<\/a><\/a>Beispiel:<\/strong>\n\n<\/a><\/a>Prozesse, Prozessvorlagen, Aufgaben, Unterhaltungen und Dateien haben oftmals untereinander Zusammenh\u00e4nge.\n\n<\/a><\/a>Eine Prozessvorlage wird in unserem Beispiel f\u00fcr Kundenbestellungen von verschiedenen Kunden genutzt. Um einen Zusammenhang zwischen den Prozessen, Aufgaben, usw. herzustellen, verwenden Sie ein gruppiertes Tag der Form #Kunde.Siemens, #Kunde.Daimler, usw.\n\n<\/a><\/a>Auch um Priorit\u00e4ten festzulegen, ist das gruppierte Tag sehr n\u00fctzlich. Erstellen Sie einfach #Priorit\u00e4t.hoch, #Priorit\u00e4t.mittel und #Priorit\u00e4t.niedrig, die durch Ihre Mitarbeiter \u00fcberall verwendet werden k\u00f6nnen.\n\n<\/a><\/a>Hinweis:<\/strong>\n\n<\/a><\/a>Tags k\u00f6nnen nicht gel\u00f6scht werden, da dadurch abgeschlossene Prozesse, Aufgaben, usw. nachtr\u00e4glich ver\u00e4ndert w\u00fcrden. Sie k\u00f6nnen Tags aber deaktivieren, sodass diese nicht mehr in den jeweiligen Tag-Feldern genutzt werden k\u00f6nnen.\n
Neues Tag erstellen<\/h5>\n<\/a><\/a>Um ein neues Tag zu erstellen, klicken Sie auf den gleichnamigen Button in der oberen Leiste. Ein Dialog \u00f6ffnet sich, in dem Sie den Titel des gew\u00fcnschten Tags eintragen. Stellen Sie den \u201eTag-Typ\u201c auf \u201eGruppiertes Tag\u201c erweitert sich der ge\u00f6ffnete Dialog. Im \u201eText\u201c-Feld vergeben Sie hierbei den \u00fcbergeordneten Tag (#Tag.<\/strong>Untertag) und in dem Feld \u201eUntergeordnete Tags\u201c die untergeordneten Tags (#Tag.Untertag<\/strong>). Haben Sie den ersten \u201eUntergeordneten Tag\u201c eingetragen, w\u00e4hlen Sie entweder den Button \u201eHinzuf\u00fcgen\u201c oder dr\u00fccken auf Enter. Ein weiteres Feld wird erg\u00e4nzt, um weitere untergeordnete Tags zu definieren. Am Ende das Speichern nicht vergessen.\n

1.1.1.9 Externe Dienste<\/h4>\nMit der Funktion \u201eexterne Dienste\u201c legen Sie Services an, um entweder Daten aus anderen Anwendungen in Ihre Prozesse zu visualisieren oder Webservices zu nutzen, um bspw. E-Mails zu versenden. Es stehen momentan die Methoden \u201eGet\u201c und \u201ePost\u201c zur Verf\u00fcgung.\n\na) Allgemeines<\/strong>\n\nUnter \u201eAllgemeines\u201c geben Sie Ihrem externen Dienst einen Namen und definieren das verantwortliche Team und den Standort. Des Weiteren legen Sie die Verwendung fest. Externe Dienste, die nur einen Parameter zur Suche eines Datensatzes erfordern, k\u00f6nnen neben der Integration in einem Integrationsschritt auch als Feld in einem Prozess verwendet werden. Hierzu besteht die M\u00f6glichkeit \u201eAutocomplete\u201c zur Suche zu verwenden. Ben\u00f6tigt ein externer Dienst mehrere Parameter zur Abfrage von Daten, kann dieser nur in einer Integration verwendet werden.\n\nSind \u201eIntegration\u201c und \u201eFeld\u201c in der Verwendung abgew\u00e4hlt, ist der externe Dienst automatisch deaktiviert.\n\nb) Request<\/strong>\n\nIm Request m\u00fcssen Sie zuerst die URL des Webservices einf\u00fcgen. Daraufhin w\u00e4hlen Sie die Methode<\/strong> aus, die der jeweilige Webservice erfordert. Mit der \u201eGet\u201c-Methode integrieren Sie Daten aus einem Webservice, mit der \u201ePost\u201c-Methode schicken Sie Daten zum Webservice. So k\u00f6nnen Sie bspw. Daten aus Ihrem ERP in einem Prozess integrieren oder E-Mails direkt aus einem Prozess versenden.\n\nSie k\u00f6nnen Webservices mit den Content-Types<\/strong> \u201eJSON\u201c und \u201eXML\u201c verwenden.\n\nIm Abschnitt \u201eHeader\u201c<\/strong> ound \u201eQuery\u201c<\/strong> legen Sie fest, welche Parameter f\u00fcr die Abfrage verwendet werden soll. Wenn der Webservice mehrere Parameter erfordert, kann der externe Dienst nur als Integration verwendet werden. Des Weiteren k\u00f6nnen Sie Parameter definieren, die als fixe Werte mitgegeben werden sollen. (Bsp.: Parameter timeZone = UTC)\n\nZur Definition dieser Parameter w\u00e4hlen Sie \u201eQuery-Parameter\u201c hinzuf\u00fcgen. Entscheiden Sie zuerst, wie der Parameter verwendet werden soll. Die meisten Webservices werden eine \u201enormale\u201c Verwendung erfordern.\n\nBeispiel Verwendung \u201eNormal\u201c<\/em><\/strong>\n\nURL: https:\/\/test.com\/test<\/a>\n\nName (Abfrageparameter): \u201ckey\u201d\n\nFeldzuordnung: \u201efrei w\u00e4hlbar\u201c\n\nVerwendung: \u201cNormal\u201d\n\nErgebnis URL: https:\/\/test.com\/test?key=value<\/a>\n\nF\u00fcllt ein Anwender nun das definierte Feld aus, wird dieser Wert (value) genommen und in der URL zur Abfrage eingef\u00fcgt.\n\nBeispiel Verwendung \u201eFormat string\u201c<\/strong><\/em>\n\nURL: https:\/\/test.com\/test<\/a>\n\nName: \u201cfrei w\u00e4hlbar\u201d\n\nFeldzuordnung: \u201cfrei w\u00e4hlbar\u201d\n\nVerwendung: \u201cFormat string\u201d\n\nFormat string: $filter=id eq ‚{0}‘\n\nErgebnis URL: https:\/\/test.com\/test<\/a>?$filter=id eq ‚{0}‘\n\nDer definierte \u201eFormat string\u201c wird in der richtigen Form an die URL angeh\u00e4ngt. In diesem Fall wird die jeweilige ID in {0} eingef\u00fcgt und die zugeh\u00f6rigen Daten dieser ID abgefragt.\n\nHinweis: Hier macht es Sinn, eine \u201eAutocomplete\u201c-Funktion zu definieren, damit der Anwender den richtigen Datensatz finden und ausw\u00e4hlen kann. (siehe \u201eAutocomplete\u201c)\n\nBeispiel Verwendung \u201eURL\u201c<\/strong><\/em>\n\nURL: https:\/\/test.com\/test<\/a>\n\nName: \u201efrei w\u00e4hlbar\u201c\n\nFeldzuordnung: \u201efrei w\u00e4hlbar\u201c\n\nVerwendung: \u201eURL\u201c\n\nErgebnis URL: https:\/\/test.com\/test\/items\/{0}\/<\/a>\n\nW\u00e4hlen Sie \u201eURL\u201c als Verwendung aus, wenn der eingegebene Wert an einer gewissen Stelle (hier gekennzeichnet mit {0}) in der URL eingef\u00fcgt werden soll.\n\nAuthentifizierung <\/strong>\n\nWir bieten 3 unterschiedliche Arten der Authentifizierung an. Einige Webservice erfordern keine Authentifizierung. Wenn ein Webservice die Authentifizierung \u201eAls Benutzer\u201c erfordert, m\u00fcssen Sie die jeweiligen Scopes definieren. Soll die Authentifizierung als Anwendung erfolgen, ben\u00f6tigen Sie die \u201eClient id\u201c und das \u201eClient secret\u201c des Webservices.\n\nc) Response<\/strong>\n\nDie Response beschreibt die Antwort des externen Dienstes. Hier definieren Sie also, welche Informationen der externe Dienst generell liefern soll und welche als R\u00fcckgabefelder in einer Integration genutzt werden sollen.\n\n\u201eRoot-Objekt\u201c<\/strong> definiert hierbei, ob die Response ein Objekt oder ein Array ist. (Erstes Zeichen \u201e(\u201e ist gleich Objekt, erstes Zeichen \u201e[\u201e ist gleich Array)\n\nNun einfach die gew\u00fcnschten Parameter<\/strong> definieren, aussagekr\u00e4ftige Anzeigenamen geben (ist f\u00fcr den Anwender sichtbar) und den Typ des Parameters ausw\u00e4hlen. Ist ein Parameter bspw. vom Typ Objekt, k\u00f6nnen Sie dem Objekt weitere Parameter unterordnen. Mit \u201eHaupteigenschaft hinzuf\u00fcgen\u201c f\u00fcgen Sie einen weiteren Parameter der obersten Ebene hinzu.\n\nd) Autocomplete<\/strong>\n\nMit einem zus\u00e4tzlichen \u201eAutocomplete\u201c-Service stellen Sie ihren Anwendern eine sehr hilfreiche M\u00f6glichkeit zur Verf\u00fcgung, die richtigen Informationen zu finden und auszuw\u00e4hlen. Ein Beispiel ist ein Datensatz hinter einer Materialnummer. Ohne Autocomplete m\u00fcsste der User die vollst\u00e4ndigen Materialnummern kennen. Mit Autocomplete kann dieser durch einen Namen oder den Anfang der Materialnummer die zutreffenden Datens\u00e4tze finden und den richtigen Datensatz ausw\u00e4hlen.\n\nDie Definition ist relativ identisch zu der des \u201eRequests\u201c und der \u201eResponse\u201c. <\/strong>Der Unterschied liegt zum einen in der Definition der Abfrage, die einen Filter\/Suche erm\u00f6glicht. Zum anderen muss in der Response des Autocompletes ein eindeutiger Key definiert werden, der wiederum f\u00fcr den eigentlichen Request des eindeutigen Datensatzes verwendet wird, um alle zugeh\u00f6rigen Daten zu bekommen.\n\nDas folgende Beispiel<\/strong> zeigt die Funktionsweise:\n\nEin Query-Parameter (Autocomplete) ist mit der Verwendung \u201eFormat string\u201c definiert. Der \u201eFormat string\u201c ist $filter=contains(name,\u2018{0}\u2018). Dieser wird an die URL geh\u00e4ngt. F\u00fcllt ein Anwender nun das \u201eAutocomplete\u201c-Feld aus, wird der Wert in {0} eingesetzt. Eine Ergebnisliste erscheint (definiert in \u201eResponse-Body\u201c in „Autocomplete) und der Anwender kann das gew\u00fcnschte Ergebnis ausw\u00e4hlen. Damit nun die Daten des ausgew\u00e4hlten Datensatzes geholt werden k\u00f6nnen, muss im Response-Body des Autocompletes ein eindeutiger Bezeichner (meist ID) als \u201eKey\u201c definiert sein. Dieser \u201eKey\u201c wird daraufhin im \u201eRequest\u201c verwendet, um die Daten abzurufen.\n\nUnter \u201eRequest\u201c w\u00e4hlen Sie f\u00fcr den Query-Parameter hierzu auch \u201eFormat string\u201c aus. Dieser k\u00f6nnte wie folgt aussehen: $filter=id eq \u2018{0}\u2018. Der \u201eKey\u201c im Response-Body des \u201eAutocompletes\u201c wird also genommen und an die Stelle {0} im \u201eFormat string\u201c des Requests eingef\u00fcgt. Die \u201eResponse\u201c liefert dann alle definierten Daten.\n

1.1.2 <\/a><\/a>Ver\u00e4nderungen<\/h4>\n

1.1.2.1 <\/a><\/a>Alle Teams<\/h4>\nIm Men\u00fc \u201eAlle Teams\u201c haben Administratoren alle Teams der Organisation im \u00dcberblick. Sie k\u00f6nnen neue Teams erstellen, vorhandene Teams bearbeiten und l\u00f6schen.\n

1.1.2.2<\/a><\/a>Mitarbeiter in Prozesse<\/h4>\nMitarbeiter kommen und verlassen ein Unternehmen. Dies muss auch digital auf einfache Weise ber\u00fccksichtigt werden. Um Mitarbeiter in Prozessvorlagen schnell und einfach austauschen zu k\u00f6nnen, schreiben Sie den Namen des Mitarbeiters im vorgesehenen Feld, w\u00e4hlen den jeweiligen Schritt oder die gesamte Vorlage aus und definieren einen Mitarbeiter, der die Aufgaben im Prozess \u00fcbernehmen soll.\n

1.1.2.3 <\/a><\/a>Mitarbeiter in Teams<\/h4>\nGleiches gilt f\u00fcr Mitarbeiter, die in verschiedenen Teams sind. Diese k\u00f6nnen Sie ganz bequem aus Teams entfernen oder durch andere Mitarbeiter ersetzen, indem Sie die jeweiligen Teams und eine der beiden Optionen ausw\u00e4hlen.\n

1.1.3 <\/a><\/a>Mandant<\/h4>\n

1.1.3.1 <\/a><\/a>Einstellungen<\/h4>\nIn den Einstellungen der Mandanten, k\u00f6nnen Sie den Namen des Mandanten und Ihre individuelle Firmenfarbe w\u00e4hlen. Diese \u00fcbertr\u00e4gt sich in der ganzen Anwendung.\n\nDes Weiteren stellen Sie hier die Verbindung zu Ihrem eigenen Data Warehouse her. Damit k\u00f6nnen Sie alle Daten aus Evocom Productivity holen und in Ihrer Datenbank zu Reportingzwecken aufbereiten.\n

1.1.3.2 <\/a><\/a>Benutzer z\u00e4hlen<\/h4>\nUm einen \u00dcberblick zu bekommen, wie viele interne und externe Mitarbeiter Evocom Productivity nutzen, werden hier ein paar Kennzahlen aufgelistet. Neben der Anzahl der Mitarbeiter, erfasst die Anwendung auch den \u201eTraffic\u201c bzgl. der Anzahl der Ersteller von Aufgaben, der Anzahl der Mitarbeiter mit zugewiesenen Aufgaben und der Anzahl der Mitarbeiter, die Prozesse gestartet haben. Die Spalte \u201eErw\u00e4hnt\u201c zeigt die Anzahl der Mitarbeiter, die sich durch Unterhaltungen an Aufgaben beteiligen. Somit k\u00f6nnen Sie einen gewissen Reifegrad bzgl. des digitalen Arbeitens ableiten.\n

1.1.3.3 Berechtigungen<\/h4>\nIn den Berechtigungen erteilen Sie einerseits Evocom Productivity die Berechtigung auf Ihre Azure AD zuzugreifen. Das ist f\u00fcr den \u201epeople picker\u201c wichtig, damit alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens automatisch als User in Evocom Productivity hinterlegt sind.\n\nAndererseits k\u00f6nnen Sie hier die Berechtigung erteilen Planner Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Aufgabenmanagement von Evocom Productivity anzuzeigen. Dabei k\u00f6nnen Sie diese Funktion auch aktivieren und deaktivieren.\n

1.2<\/a><\/a>Teams<\/h4>\nTeams sind die Grundlage von Evocom Productivity. Sie bestehen aus Teamleitern und Teammitglieder, die jeweils verschiedene Berechtigungen haben. Das erm\u00f6glicht eine einfache, aber \u00e4u\u00dferst effektive Berechtigungsstruktur. Des Weiteren unterscheiden wir zwischen organisatorischen und funktionalen Teams, um die Bandbreite eines Unternehmens abzudecken.\n\nDas Administratoren-Team nimmt eine besondere Rolle ein. Mitglieder dieses Teams haben Zugriff auf die volle Funktionalit\u00e4t der Verwaltung, um Anpassungen jeglicher Form vorzunehmen.\n\nUm ein Team zu erstellen, wechseln Sie in das Men\u00fc \u201eTeams\u201c und w\u00e4hlen \u201eNeu\u201c. Sie finden 3 unterschiedliche Aufgabentypen, die Sie direkt im jeweiligen Team erstellen k\u00f6nnen. W\u00e4hlen Sie \u201eNeues Team\u201c aus und f\u00fcllen mindestens die Pflichtfelder aus. Speichern nicht vergessen! Administratoren k\u00f6nnen Teams auch in der Verwaltung anlegen.\n\nTeammitglieder\/Teamleiter werden lediglich mit der E-Mail-Adresse angelegt, da sich die Anwendung den Namen und das Profilbild aus Ihrem Active Directory beschafft. (Sie m\u00fcssen hierf\u00fcr den Zugriff auf das Active Directory erlauben)\n

1.2.1 <\/a><\/a>Teammitglied<\/h4>\nUm Teammitglieder hinzuzuf\u00fcgen oder zu entfernen, w\u00e4hlen Sie \u201eTeam bearbeiten\u201c aus. Das Panel mit allen Informationen zum Team \u00f6ffnet sich. Nun k\u00f6nnen Sie ein neues Mitglied mit seiner E-Mail-Adresse hinzuf\u00fcgen, die Rolle \u00e4ndern oder das Mitglied entfernen.\n

1.2.2<\/a><\/a>Teamleiter<\/h4>\nDas Hinzuf\u00fcgen von einem Teamleiter zu einem Team funktioniert identisch zu dem des Teammitglieds. Sie m\u00fcssen lediglich die Rolle des Mitarbeiters \u00e4ndern.\n\nDer Teamleiter hat logischerweise eine besondere Funktion in einem Team. Er steuert sein Team, weist Aufgaben zwischen seinen Mitarbeitern zu und koordiniert die gesamte Arbeit \u00fcber das Aufgabenmanagement. Des Weiteren werden Anfragen und Genehmigungen an das Team dem Teamleiter vorgelegt, der wiederum diese akzeptiert und ggf. weiter zu weist.\n

1.2.3 Teamtypen<\/h4>\n

<\/a><\/a>Abteilung<\/h5>\nDas Abteilungsteam ist ausschlie\u00dflich f\u00fcr interne Mitarbeiter vorgesehen. Externe Mitarbeiter anderer Firmen k\u00f6nnen hier nicht hinzugef\u00fcgt werden. Das Abteilungsteam hat eine besondere Funktion: Wird eine Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen, erfolgt eine automatische Zuweisung des Abteilungsteams, dem der Mitarbeiter zugeh\u00f6rig ist. Somit ist sichergestellt, dass Aufgaben (auch aus einem Prozess) im Team sichtbar sind. Falls der zugewiesene Mitarbeiter aus diversen Gr\u00fcnden dem Unternehmen fehlt, k\u00f6nnen wichtige Aufgabe dennoch bearbeitet werden.\n\nWichtig:<\/strong> Ber\u00fccksichtigen Sie im Kontext der Team-Arten auch den Punkt \u201eBerechtigungen\u201c\n
<\/a><\/a>Gremium<\/h5>\nErstellen Sie dieses Team, um Entscheidungen von einer ausgew\u00e4hlten Gruppe (den Mitgliedern des Gremiums) herbeizuf\u00fchren. Wird eine Genehmigungs-Aufgabe an das Team gestellt, bekommt jedes Mitglied diese Aufgabe und muss entscheiden, ob er diese genehmigt oder ablehnt.\n\nIm Gegensatz hierzu werden Genehmigungsaufgaben, die einem anderen Teamtypen zugewiesen werden (also nicht einem Gremium), dem Teamleiter des jeweiligen Teams vorgelegt. Nur dieser kann dann die Genehmigung bewilligen oder ablehnen.\n
<\/a><\/a>Projektteam intern<\/h5>\nEin internes Projektteam funktioniert im Grunde wie das Team der Art Abteilung. Jedoch ist die organisatorische Rolle im Unternehmen beider Teams unterschiedlich. Interne Projektteams haben zum Beispiel typischerweise eine zeitliche Begrenzung.\n\nWichtig:<\/strong> Ber\u00fccksichtigen Sie im Kontext der Team-Arten auch den Punkt \u201eBerechtigungen\u201c\n
<\/a><\/a>Projektteam extern<\/h5>\nEin externes Projektteam ist f\u00fcr Personen gedacht, die nicht direkt Ihrem Unternehmen zugeh\u00f6rig sind und damit eine beschr\u00e4nkte Berechtigung auf Ihre Unternehmensplattform haben.\n

1.2.4 <\/a><\/a>Berechtigungen<\/h4>\nGenerell f\u00fcr Aufgaben:<\/strong>\n\nEin Benutzer sieht eine Aufgabe, wenn\n